Angebotserstellung automatisieren – so geht's

Kunde droht mit Auftrag - aber wer schreibt das Angebot (mal eben?)

Kunde ruft an, beschreibt was er braucht, und Sie sagen: "Ich schick Ihnen ein Angebot raus." Dann legen Sie auf, suchen die Preisliste, öffnen Word, tippen alles ein, formatieren, speichern als PDF, schreiben eine E-Mail – und das kostet Sie jedes Mal 30 bis 45 Minuten.

Bei fünf Anfragen pro Woche sind das über drei Stunden. Stunden, in denen Sie eigentlich arbeiten könnten.

Das lässt sich ändern. Und zwar so, dass Sie dafür keine IT-Kenntnisse brauchen.

So könnte Ihre Angebotsautomatisierung aussehen

Schritt 1: Kunde ruft an – KI hört mit

Wenn ein Kunde anruft, läuft im Hintergrund eine KI-gestützte Mitschrift. Tools wie Fireflies.ai nehmen das Gespräch auf und erstellen automatisch eine Zusammenfassung: Was wollte der Kunde? Welche Leistungen wurden besprochen? Welche Details hat er genannt?

Sie führen das Gespräch ganz normal – das Protokoll schreibt die KI.

Schritt 2: KI kennt Ihre Leistungen und Preise

Im Vorfeld wird einmalig ein Dokument angelegt – Ihre persönliche "Wissensbasis". Darin stehen Ihre Leistungen, typische Preise, Materialkosten, Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Ihr Briefkopf.

Das ist kein kompliziertes System. Eine gut strukturierte Word-Datei oder eine einfache Tabelle reicht.

Schritt 3: KI erstellt das Angebot

Nach dem Telefonat gibt das System – oder Sie per Knopfdruck – die Gesprächszusammenfassung und Ihre Wissensbasis an eine KI weiter. Die KI vergleicht beides und erstellt daraus ein fertiges Angebot: mit Ihrem Briefkopf, den besprochenen Positionen, den richtigen Preisen und einer professionellen Formulierung.

Das Ergebnis ist ein fertig formatiertes PDF. Kein Tippen, kein Suchen, kein Formatieren.

Schritt 4: Angebot per E-Mail verschicken

Das fertige PDF wird erstellt und Ihnen zur Ansicht gezeigt. Danach automatisch per E-Mail an den Kunden gesendet oder Sie senden das Dokument manuell. Beides ist möglich, je nachdem wie viel Kontrolle Sie behalten möchten.

Was Sie dafür brauchen

Keine eigene Software, keine IT-Abteilung. Konkret benötigen Sie:

• Ein Smartphone oder Computer mit dem Sie telefonieren
• Eine gepflegte Liste Ihrer Leistungen und Preise
• Einen E-Mail-Account

Den Rest richtet man einmalig ein. Danach läuft es.

Was das in der Praxis bedeutet

Statt 40 Minuten pro Angebot: unter 5 Minuten. Und das nicht weil Sie schneller tippen, sondern weil Sie gar nicht mehr tippen.

Ein Malerbetrieb mit dem wir gearbeitet haben, hat vorher täglich ein bis zwei Angebote manuell erstellt. Nach der Umstellung kommen die Angebote innerhalb von Minuten nach dem Telefonat beim Kunden an – während der Meister bereits beim nächsten Auftrag ist.

Der Nebeneffekt: Wer schnell ein Angebot schickt, gewinnt öfter. Kunden entscheiden sich häufig für den ersten Anbieter, der antwortet.

Was das kostet

Die laufenden Kosten für die genutzten Tools liegen je nach Anrufvolumen bei 30 bis 80 Euro im Monat. Die einmalige Einrichtung – also das Anlegen der Wissensbasis, die Verbindung der Systeme und das Testen – dauert in der Regel einen halben bis einen ganzen Tag.

Wenn Sie fünf Angebote pro Woche erstellen und dabei jeweils 35 Minuten sparen, sind das knapp drei Stunden pro Woche. Bei einem internen Stundensatz von 50 Euro rechnet sich die Investition innerhalb weniger Wochen.

Wann es sich nicht lohnt

Wenn Sie nur ein bis zwei Angebote pro Woche erstellen und Ihre Leistungen stark variieren, ist der Aufwand für die Einrichtung höher als der Nutzen. Automatisierung lohnt sich dort, wo sich Dinge regelmäßig wiederholen.

Haben Sie andere Dinge, die sich wiederholen? Wie Stundenzettel etc.? Dies kann auch automatisiert werden.

Fazit

Angebotserstellung ist eine der Aufgaben, die sich am leichtesten automatisieren lässt – weil sie immer gleich abläuft, klaren Regeln folgt und viel Zeit kostet. Der Prozess ist nicht kompliziert. Und das Ergebnis – ein professionelles Angebot, das Minuten nach dem Telefonat beim Kunden ist – macht in der Praxis einen spürbaren Eindruck beim Kunden und hebt Sie von der Masse ab.

Gleichzeitig kann ein Eintrag im Kalender abgelegt werden, der Sie daran erinnert den Kunden zurückzurufen, falls er sich nach 2 Tagen nicht gemeldet hat.

Wenn Sie wissen möchten, ob und wie das für Ihren Betrieb funktioniert: Rufen Sie uns an. Wir schauen uns Ihren aktuellen Prozess an und sagen Ihnen ehrlich, was möglich ist – und was nicht.